ซื้อเครื่องปริ้นเตอร์หรือเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร แบบไหนคุ้มกว่าสำหรับบริษัท?

หลายบริษัทเริ่มมองหาทางเลือกในการลดต้นทุนงานพิมพ์ โดยเฉพาะบริษัทที่มีปริมาณการพิมพ์เอกสารจำนวนมาก และหนึ่งในคำถามที่พบบ่อยคือ “ซื้อเครื่องปริ้นเตอร์เอง หรือเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร แบบไหนคุ้มกว่ากัน?”

หลายคนอาจมองว่า การซื้อเครื่องปริ้นเตอร์ในราคา 20,000–30,000 บาท น่าจะประหยัดกว่าการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เพราะเป็นการจ่ายเงินซื้อเครื่องเพียงครั้งเดียว

แต่ในความเป็นจริง ราคาซื้อเครื่องไม่ใช่ต้นทุนทั้งหมด

อย่าดูแค่ราคาซื้อเครื่อง ต้องดู “ต้นทุนการใช้งานจริง”

ก่อนตัดสินใจซื้อหรือเช่า บริษัทควรพิจารณาต้นทุนตลอดอายุการใช้งานของเครื่องพิมพ์ ไม่ว่าจะเป็น

• ค่าหมึกหรือโทนเนอร์
• ค่าวัสดุสิ้นเปลือง
• ค่าอะไหล่
• ค่าซ่อมและบำรุงรักษา
• ค่าแรงช่างและบริการหลังการขาย
• อายุการใช้งานของเครื่อง
• ปริมาณการพิมพ์ต่อเดือน
• จำนวนผู้ใช้งานภายในสำนักงาน
• ความต้องการพิมพ์เอกสารสีและขาวดำ
• ความสามารถในการสแกน ถ่ายเอกสาร และพิมพ์เอกสาร A3

เมื่อรวมค่าใช้จ่ายทั้งหมดเข้าด้วยกัน ต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงอาจแตกต่างจากราคาซื้อเครื่องในวันแรกอย่างมาก

ซื้อเครื่อง 20,000–30,000 บาท อาจไม่ได้จบที่ 20,000–30,000 บาท

สมมติว่าบริษัทซื้อเครื่องปริ้นเตอร์ราคา 25,000 บาท ในวันแรกอาจรู้สึกว่าเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า

แต่เมื่อใช้งานไปเรื่อย ๆ ก็ยังมีค่าใช้จ่ายอื่นตามมา เช่น ค่าโทนเนอร์ การเปลี่ยนอะไหล่ การซ่อมบำรุง และค่าใช้จ่ายเมื่อเครื่องเริ่มเสื่อมสภาพ

หากบริษัทมีปริมาณการพิมพ์สูง ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะสะสมเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

ดังนั้น การเปรียบเทียบเพียงว่า

“ซื้อเครื่อง 25,000 บาท” กับ “เช่าเครื่องเดือนละเท่าไร”

อาจยังไม่ใช่วิธีคำนวณต้นทุนที่ถูกต้อง

สิ่งที่ควรเปรียบเทียบคือ Total Cost of Ownership (TCO) หรือ “ต้นทุนรวมตลอดอายุการใช้งาน”

แล้วการเช่าเครื่องถ่ายเอกสารเหมาะกับบริษัทแบบไหน?

การ เช่าเครื่องถ่ายเอกสารสำหรับสำนักงาน เหมาะกับบริษัทที่ต้องการควบคุมค่าใช้จ่ายและมีปริมาณการพิมพ์อย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะองค์กร โรงงาน สำนักงาน และธุรกิจที่มีเอกสารจำนวนมาก

ข้อดีของการเช่าคือ บริษัทสามารถวางแผนค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น และในรูปแบบสัญญาที่เหมาะสม อาจมีบริการบำรุงรักษาและดูแลเครื่องรวมอยู่ด้วย ทำให้ไม่ต้องรับภาระค่าใช้จ่ายทุกอย่างด้วยตัวเอง

นอกจากนี้ เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานยังสามารถรองรับงานได้หลากหลายกว่าเครื่องปริ้นเตอร์ทั่วไป เช่น พิมพ์ ถ่ายเอกสาร สแกน และรองรับกระดาษ A3 ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการมีอุปกรณ์หลายเครื่องภายในสำนักงาน

ปัญหาที่หลายบริษัทพบหลังจากซื้อเครื่องปริ้นเตอร์

สิ่งที่พบได้บ่อยคือ บริษัทซื้อเครื่องปริ้นเตอร์มาใช้งานก่อน เพราะคิดว่าประหยัดกว่า

แต่เมื่อปริมาณงานเพิ่มขึ้น เครื่องเดิมอาจไม่เพียงพอต่อการใช้งาน ทั้งในด้านความเร็ว ความจุกระดาษ ความสามารถในการสแกน หรือการรองรับงานพิมพ์จำนวนมาก

สุดท้ายบริษัทอาจต้อง เช่าเครื่องถ่ายเอกสารเพิ่มอีกหนึ่งเครื่อง

กลายเป็นว่า

ซื้อเครื่องปริ้นเตอร์ไปแล้ว 1 เครื่อง
สุดท้ายต้องเช่าเครื่องถ่ายเอกสารเพิ่มอีก 1 เครื่อง

ซึ่งอาจทำให้บริษัทมีต้นทุนรวมสูงกว่าการวางแผนระบบงานพิมพ์ให้เหมาะสมตั้งแต่แรก

ก่อนซื้อหรือเช่า ควรคำนวณจากการใช้งานจริง

ไม่มีคำตอบว่าการซื้อหรือการเช่า “ถูกกว่า” สำหรับทุกบริษัท เพราะความคุ้มค่าขึ้นอยู่กับรูปแบบการใช้งานของแต่ละองค์กร

สิ่งสำคัญคือควรพิจารณาอย่างน้อย 5 เรื่อง ได้แก่

1. ปริมาณการพิมพ์ต่อเดือน
2. พิมพ์สีหรือขาวดำเป็นหลัก
3. ต้องการพิมพ์ A4 หรือ A3
4. ค่าใช้จ่ายด้านหมึกและการบำรุงรักษา
5. ระยะเวลาที่บริษัทวางแผนใช้งานเครื่อง

เมื่อมีข้อมูลเหล่านี้แล้วจึงนำมาเปรียบเทียบระหว่าง ต้นทุนการซื้อเครื่องปริ้นเตอร์ กับ ต้นทุนการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร เพื่อดูว่าทางเลือกใดเหมาะสมกับบริษัทมากที่สุด

ซื้อหรือเช่าเครื่องถ่ายเอกสารกับ INK Corporation แบบไหนเหมาะกับคุณ?

หากบริษัทกำลังตัดสินใจว่าจะ ซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร หรือเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ไม่ควรดูเพียงราคาของตัวเครื่องในวันแรก

เพราะ ต้นทุนที่ถูกที่สุดในวันที่ซื้อ ไม่ได้หมายความว่าจะเป็นต้นทุนที่ถูกที่สุดในระยะยาว

การวางแผนจากปริมาณการใช้งานจริง รวมถึงค่าโทนเนอร์ ค่าบำรุงรักษา ค่าอะไหล่ และบริการหลังการขาย จะช่วยให้บริษัทเห็นต้นทุนที่แท้จริงและเลือกเครื่องได้เหมาะสมมากขึ้น

INK Corporation ให้บริการจำหน่ายและเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Canon สำหรับสำนักงานและองค์กร พร้อมให้คำแนะนำตามลักษณะการใช้งานของแต่ละบริษัท

หากยังไม่แน่ใจว่า “บริษัทของคุณควรซื้อหรือเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร?” สามารถสอบถามข้อมูลการใช้งานกับทีมงาน เพื่อช่วยประเมินรูปแบบเครื่องและค่าใช้จ่ายให้เหมาะกับธุรกิจของคุณก่อนตัดสินใจ