เทคนิคสแกนเอกสาร A3 เป็น PDF แล้วย่อพิมพ์ลง A4 ด้วยเครื่องถ่ายเอกสาร Canon

เอกสารขนาด A3 เช่น ตารางบัญชี แผนผัง และรายงานแผ่นใหญ่ สามารถสแกนเก็บเป็น PDF แล้วนำมาพิมพ์ลงกระดาษ A4 ได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาจัดหน้าใหม่ เพียงเลือกขนาดต้นฉบับและตั้งค่าสเกลการพิมพ์ให้เหมาะสม

สำหรับเครื่องถ่ายเอกสาร Canon รุ่นที่รองรับการสแกน A3 เทคนิคนี้ช่วยให้เก็บต้นฉบับดิจิทัลไว้ใช้งาน และเลือกขนาดกระดาษพิมพ์ได้ตามความต้องการ

1. สแกนเอกสาร A3 ให้ครบทั้งหน้า

วางต้นฉบับบนกระจกสแกนหรือชุดป้อนเอกสารที่รองรับ A3 จากนั้นเลือกเมนูสแกน เช่น Scan and Send พร้อมระบุปลายทางที่ตั้งค่าไว้

เลือกขนาดสแกนเป็น A3 หรือ Auto หากเครื่องตรวจจับขนาดได้ถูกต้อง แล้วเลือกรูปแบบไฟล์ PDF สำหรับเอกสารสำนักงานทั่วไป ความละเอียด 300 dpi เป็นจุดเริ่มต้นที่เหมาะสม ก่อนสแกนควรตรวจแนววางกระดาษและขอบเอกสารให้เรียบร้อย

เคล็ดลับ: เก็บไฟล์ PDF ต้นฉบับไว้ที่ขนาด A3 เพื่อให้เลือกพิมพ์ได้ทั้ง A3 และ A4 ในภายหลัง

2. ตั้งค่าย่อ PDF จาก A3 ลง A4 อัตโนมัติ

เปิดไฟล์ PDF บนคอมพิวเตอร์ แล้วเลือกเครื่องพิมพ์ Canon ที่ต้องการใช้งาน จากนั้นเข้า Printer Properties หรือ Printing Preferences และตั้งค่า:

• Page Size: A3 หรือขนาดหน้าของไฟล์ต้นฉบับ

• Output Size: A4

• Scaling: ให้ระบบปรับตามขนาดกระดาษอัตโนมัติ

ไดรเวอร์ Canon ที่รองรับจะย่อเอกสารให้ตามขนาดต้นฉบับและกระดาษปลายทาง หรือหากตั้งค่าผ่านโปรแกรมอ่าน PDF ให้เลือกกระดาษ A4 และใช้ตัวเลือก Fit / ปรับให้พอดีหน้า

ควรเลือกปรับสเกลจากจุดใดจุดหนึ่ง และตรวจภาพตัวอย่างก่อนพิมพ์ เพื่อหลีกเลี่ยงการย่อซ้ำจนตัวอักษรเล็กเกินไป

3. ตั้งครั้งเดียว เรียกใช้ครั้งต่อไปได้สะดวก

หากใช้รูปแบบเดิมเป็นประจำ ให้บันทึกค่าพิมพ์เป็นโปรไฟล์หรือ Preset ในไดรเวอร์ที่รองรับ เช่น ตั้งชื่อว่า “PDF A3 → พิมพ์ A4” ครั้งต่อไปจึงเลือกชุดค่าที่บันทึกไว้แล้วสั่งพิมพ์ได้ทันที

ส่วนการสแกน สามารถบันทึกชุดค่าที่ใช้บ่อยผ่าน Favorite Settings ในเครื่อง Canon รุ่นที่รองรับ เพื่อช่วยลดขั้นตอนการเลือกขนาดไฟล์ รูปแบบ PDF และปลายทาง

คำว่า “คลิกเดียว” จึงเหมาะกับการเรียกใช้ชุดค่าที่เตรียมไว้แล้ว ส่วนการสแกนและการสั่งพิมพ์ยังเป็นคนละขั้นตอน

ข้อควรรู้ก่อนย่อ A3 เป็น A4

การย่อ A3 ลง A4 มีสัดส่วนทางกายภาพประมาณ 70.7% แต่การใช้ Fit อาจย่อลงอีกเล็กน้อยเพื่อให้พอดีกับพื้นที่พิมพ์จริง หากต้นฉบับมีตัวหนังสือเล็ก ตารางแน่น หรือเส้นแบบละเอียด ควรทดลองพิมพ์ 1 แผ่นก่อนใช้งานจำนวนมาก

สำหรับแบบวิศวกรรมที่ต้องอ่านระยะตามมาตราส่วน ควรระบุให้ชัดว่าเอกสารถูกย่อ และอ้างอิงขนาดจากต้นฉบับที่กำหนดไว้

เลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Canon ให้เหมาะกับงานขององค์กร

เครื่องถ่ายเอกสารที่เหมาะกับงาน ช่วยให้ทั้งการสแกน จัดเก็บ และพิมพ์เอกสารเป็นเรื่องสะดวกขึ้น โดยเฉพาะสำนักงานและโรงงานที่ใช้เอกสารหลายขนาดเป็นประจำ

บริษัท อิ๊งค์ คอร์ปอเรชั่น จำกัด — INK Corporation ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Canon ในพื้นที่ ชลบุรีและระยอง พร้อมบริการติดตั้ง ตั้งค่าการใช้งาน อบรมผู้ใช้งาน และดูแลบำรุงรักษา เพื่อให้ทีมงานใช้เครื่องได้ตรงกับงานจริง