เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Canon แบบ All-In ช่วยวางงบประมาณรายปีได้อย่างไร?

สำหรับฝ่ายบัญชี ค่าใช้จ่ายงานพิมพ์ไม่ได้มีเพียงค่ากระดาษ แต่ยังมีค่าหมึก อะไหล่ และค่าซ่อมที่อาจเกิดขึ้นระหว่างปี การเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Canon แบบ All-In Contract รวมหมึกและอะไหล่ตามเงื่อนไขสัญญา จึงช่วยให้ธุรกิจประเมินค่าใช้จ่ายและกำหนดวงเงินงบประมาณรายปีได้ชัดเจนขึ้น

All-In Contract คืออะไร?

คือสัญญาเช่าที่รวมค่าใช้จ่ายด้านการใช้งานและการดูแลเครื่องบางรายการไว้ในแพ็กเกจ เช่น หมึก อะไหล่ และบริการบำรุงรักษา โดยอาจคิดเป็นค่าเช่าประจำร่วมกับค่าพิมพ์ตามมิเตอร์ หรือมีโควตาพิมพ์รวมให้ตามแพ็กเกจ

คำว่า “All-In” ไม่ได้หมายถึงพิมพ์ได้ไม่จำกัดหรือครอบคลุมทุกกรณี จึงควรตรวจสอบรายละเอียดในใบเสนอราคาและสัญญาให้ครบถ้วน

ทำไมฝ่ายบัญชีจึงวางงบได้ง่ายขึ้น?

1. เห็นต้นทุนประจำล่วงหน้า
ค่าเช่าที่ระบุชัดเจนช่วยให้ฝ่ายบัญชีนำไปตั้งงบรายเดือนและรายปีได้ พร้อมวางแผนกระแสเงินสดตามรอบชำระ

2. ลดความผันผวนจากค่าหมึกและค่าซ่อม
เมื่อหมึกและอะไหล่อยู่ในความคุ้มครอง ธุรกิจก็ลดภาระการตั้งงบซื้อหรือซ่อมแยกสำหรับรายการเหล่านั้น และลดขั้นตอนการขออนุมัติเป็นครั้ง ๆ

3. ใช้ปริมาณงานพิมพ์ช่วยประมาณการ
นำยอดพิมพ์ย้อนหลังมาแยกขาวดำและสี แล้วคำนวณตามอัตราในสัญญา ช่วยให้ตั้งงบใกล้เคียงการใช้งานจริง และเผื่อช่วงที่มีงานเอกสารเพิ่มขึ้นได้เหมาะสม

4. ตรวจสอบงบกับยอดใช้จริงได้ง่าย
เมื่อทราบค่าเช่า โควตาพิมพ์ และอัตราค่าส่วนเกิน ฝ่ายบัญชีจะตรวจสอบความเปลี่ยนแปลงของค่าใช้จ่ายแต่ละเดือนได้สะดวกขึ้น

ตัวอย่างการคำนวณงบรายปี

สมมติค่าเช่าเดือนละ 2,000 บาท และประเมินค่าพิมพ์ส่วนเกินเฉลี่ย 800 บาทต่อเดือน

งบประมาณเบื้องต้น = (2,000 + 800) × 12 = 33,600 บาทต่อปี

ตัวเลขนี้เป็นเพียงตัวอย่าง ไม่ใช่ราคาแพ็กเกจของ INK Corporation และยังไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม กระดาษ หรือรายการอื่นที่สัญญาไม่ได้ครอบคลุม ควรเผื่องบตามแนวโน้มปริมาณงานพิมพ์ของธุรกิจด้วย

ก่อนเลือกแพ็กเกจ ควรตรวจสอบอะไร?

• ค่าเช่ารวมโควตาพิมพ์ขาวดำและสีกี่หน้า

• ค่าพิมพ์ส่วนเกินคิดอย่างไร และนับมิเตอร์แบบใด

• หมึก อะไหล่ ค่าแรง และค่าเดินทาง ครอบคลุมรายการใดบ้าง

• กระดาษ วัสดุสิ้นเปลืองอื่น และความเสียหายกรณีใดไม่รวมในสัญญา

• ระยะเวลาสัญญา เงื่อนไขปรับราคา และการยกเลิกเป็นอย่างไร

วางงบงานพิมพ์ให้เหมาะกับธุรกิจ กับ INK Corporation

การเลือกแพ็กเกจที่สอดคล้องกับยอดพิมพ์ช่วยให้ธุรกิจควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น พร้อมให้ฝ่ายบัญชีมีข้อมูลสำหรับเสนอวงเงินงบประมาณอย่างเป็นระบบ

INK Corporation ให้บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Canon ในชลบุรี ระยอง และพื้นที่ใกล้เคียง พร้อมช่วยประเมินปริมาณงานพิมพ์และเสนอรายละเอียดค่าใช้จ่าย เพื่อให้คุณเลือกแพ็กเกจได้เหมาะกับการใช้งาน