ออฟฟิศยุคใหม่ไม่มีโต๊ะประจำ (Hot Desking) จัดระบบพิมพ์งานอย่างไรให้ทุกคนใช้งานสะดวก?

เมื่อสำนักงานเปลี่ยนมาใช้ Hot Desking หรือการทำงานแบบไม่มีโต๊ะประจำ พนักงานสามารถเลือกที่นั่งให้เหมาะกับงานในแต่ละวันได้ แต่สิ่งหนึ่งที่ควรวางแผนควบคู่กันคือระบบพิมพ์เอกสาร เพื่อให้ทุกคนสั่งพิมพ์และรับงานได้สะดวก แม้จะย้ายโต๊ะหรือเปลี่ยนโซนทำงาน

การจัดระบบให้เหมาะสมตั้งแต่ต้นช่วยลดขั้นตอนการเชื่อมต่อ ลดความสับสนในการรับเอกสาร และทำให้เครื่องถ่ายเอกสารส่วนกลางรองรับการใช้งานของทั้งทีมได้ดีขึ้น

1. เชื่อมเครื่องถ่ายเอกสารผ่านเครือข่ายสำนักงาน

แทนการต่อสายเข้าคอมพิวเตอร์ทีละเครื่อง ควรเชื่อมเครื่องถ่ายเอกสารเข้ากับเครือข่ายส่วนกลาง พร้อมติดตั้งไดรเวอร์และตั้งค่าคอมพิวเตอร์ของพนักงานให้เรียบร้อย

เมื่อย้ายที่นั่ง พนักงานจึงยังส่งงานไปยังเครื่องที่กำหนดได้ โดยควรตั้งชื่อเครื่องให้เข้าใจง่าย เช่น “เครื่องสี ชั้น 1” และกำหนดสิทธิ์ใช้งานให้เหมาะกับแต่ละแผนก

2. วางจุดพิมพ์ให้เข้าถึงง่ายจากทุกโซน

ตำแหน่งเครื่องมีผลต่อความสะดวกในการทำงาน ควรวางในพื้นที่ส่วนกลางที่เดินรับเอกสารได้ง่าย ไม่กีดขวางทางเดิน และมีพื้นที่สำหรับเปิดถาดกระดาษหรือเข้าบำรุงรักษา

หากสำนักงานมีหลายชั้นหรือมีผู้ใช้งานพร้อมกันจำนวนมาก ควรประเมินจำนวนเครื่องจากปริมาณพิมพ์และช่วงเวลาที่ใช้งานหนาแน่น เพื่อช่วยลดการรอคิวและการเดินข้ามโซนบ่อย ๆ

3. ใช้ระบบยืนยันก่อนพิมพ์สำหรับเอกสารสำคัญ

ออฟฟิศที่ใช้เครื่องร่วมกันควรให้ความสำคัญกับเอกสารบัญชี ข้อมูลพนักงาน และข้อมูลลูกค้า การเลือกใช้ Secure Print หรือระบบยืนยันตัวตนก่อนปล่อยพิมพ์ที่เครื่อง ช่วยลดโอกาสที่เอกสารจะค้างอยู่บนถาดหรือถูกหยิบผิดคน

ทั้งนี้ รูปแบบการยืนยันด้วยรหัส บัตรพนักงาน หรือการรับงานจากหลายเครื่อง ขึ้นอยู่กับรุ่นเครื่อง อุปกรณ์เสริม และซอฟต์แวร์ที่ติดตั้ง จึงควรตรวจสอบก่อนเลือกระบบ

4. กำหนดวิธีใช้งานให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

เตรียมคู่มือสั้น ๆ สำหรับพนักงานใหม่ พร้อมกำหนดค่าพิมพ์เริ่มต้น เช่น ขาวดำและสองหน้าในงานทั่วไป เพื่อช่วยควบคุมการใช้กระดาษและค่าใช้จ่าย

หากต้องการสั่งพิมพ์จากมือถือหรือแท็บเล็ต ควรตรวจสอบว่าเครื่อง อุปกรณ์ และเครือข่ายรองรับวิธีเดียวกัน รวมถึงกำหนดแนวทางสำหรับผู้มาติดต่อที่ต้องการพิมพ์งานด้วย

เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Canon ให้เหมาะกับออฟฟิศ Hot Desking

การเลือกเครื่องสำหรับสำนักงานแบบไม่มีโต๊ะประจำ ควรพิจารณาทั้งจำนวนผู้ใช้ ปริมาณเอกสาร ความต้องการพิมพ์สี และระบบรักษาความปลอดภัยของงานพิมพ์

บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Canon จาก INK Corporation เป็นทางเลือกสำหรับธุรกิจที่ต้องการลดการลงทุนก้อนใหญ่ พร้อมให้ทีมช่วยประเมินรุ่นเครื่อง วางจุดติดตั้ง และตั้งค่าการใช้งานให้เหมาะกับสำนักงาน รวมถึงบริการบำรุงรักษาตามเงื่อนไขแพ็กเกจ

สำหรับสำนักงานใน ชลบุรีและระยอง ที่กำลังปรับพื้นที่เป็น Hot Desking หรือวางระบบพิมพ์ส่วนกลาง สามารถปรึกษา บริษัท อิ๊งค์ คอร์ปอเรชั่น จำกัด เพื่อเลือกเครื่องและรูปแบบการเช่าที่สอดคล้องกับการใช้งานจริง