เครื่องถ่ายเอกสารโดนน้ำท่วม ทำอย่างไร? วิธีแก้ปัญหาเบื้องต้นเพื่อป้องกันความเสียหาย

ในช่วงฤดูฝนหรือสถานการณ์น้ำท่วม สำนักงาน โรงงาน ร้านค้า และสถานประกอบการอาจได้รับผลกระทบจากน้ำที่ไหลเข้าพื้นที่ ซึ่งนอกจากจะสร้างความเสียหายต่ออาคารและอุปกรณ์สำนักงานแล้ว เครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) ก็เป็นอุปกรณ์ที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ เนื่องจากภายในเครื่องมีทั้งแผงวงจร สายไฟ มอเตอร์ ชุดฟิวเซอร์ และชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก

หากพบว่าเครื่องถ่ายเอกสารมีความเสี่ยงจากน้ำท่วม สิ่งสำคัญที่สุดคือ อย่ารีบเปิดเครื่องเพื่อทดลองใช้งาน เพราะอาจทำให้เกิดความเสียหายเพิ่มขึ้นหรือเกิดอันตรายจากไฟฟ้าได้

1. หากน้ำกำลังจะเข้าพื้นที่ ควรทำอย่างไร?

หากมีการแจ้งเตือนหรือคาดการณ์ว่าน้ำอาจเข้าพื้นที่สำนักงาน ควรเตรียมเคลื่อนย้ายเครื่องถ่ายเอกสารไปไว้ในบริเวณที่สูงและปลอดภัยก่อน

สิ่งที่ควรทำ ได้แก่

• ปิดเครื่องและถอดปลั๊กไฟก่อนเคลื่อนย้าย
• ย้ายเครื่องไปยังบริเวณที่สูงและแห้ง
• หลีกเลี่ยงการวางเครื่องชิดพื้น
• เก็บสายไฟ อุปกรณ์เสริม และวัสดุสิ้นเปลืองให้อยู่ในที่แห้ง
• หากเป็นเครื่องขนาดใหญ่ ควรให้ช่างหรือผู้ที่มีความชำนาญช่วยเคลื่อนย้าย
• หากไม่สามารถเคลื่อนย้ายเครื่องได้ ควรตัดกระแสไฟในบริเวณที่มีความเสี่ยงตามขั้นตอนความปลอดภัยของอาคาร

ไม่ควรเปิดเครื่องทิ้งไว้เพื่อรอให้น้ำเข้าถึงเครื่อง เพราะน้ำและความชื้นสามารถสร้างความเสียหายต่อระบบไฟฟ้าและอิเล็กทรอนิกส์ได้

2. หากน้ำท่วมถึงเครื่องถ่ายเอกสารแล้ว ควรทำอย่างไร?

หากน้ำสัมผัสหรือไหลเข้าเครื่องแล้ว สิ่งแรกที่ควรทำคือ หยุดใช้งานทันที

ห้ามเปิดเครื่องเพื่อทดสอบ

แม้ว่าน้ำจะลดลงแล้วและภายนอกเครื่องดูเหมือนแห้ง แต่ภายในอาจยังมีความชื้นอยู่ หากเปิดเครื่องในขณะที่ยังมีน้ำหรือความชื้นตกค้าง อาจทำให้เกิดไฟฟ้าลัดวงจรและทำให้แผงวงจรเสียหายมากกว่าเดิม

หากยังสามารถทำได้อย่างปลอดภัย ให้ดำเนินการดังนี้

1. ปิดเครื่อง
2. ถอดปลั๊กไฟ โดยต้องมั่นใจว่าบริเวณปลั๊กและพื้นโดยรอบปลอดภัย
3. ห้ามสัมผัสอุปกรณ์ไฟฟ้าขณะยืนอยู่ในน้ำ
4. ห้ามเปิดเครื่องเพื่อทดลองถ่ายเอกสารหรือพิมพ์งาน
5. ถ่ายภาพสภาพเครื่องและระดับน้ำที่ท่วมถึง เพื่อใช้ประกอบการประเมินความเสียหาย
6. ติดต่อช่างหรือศูนย์บริการให้ตรวจสอบก่อนเปิดใช้งานอีกครั้ง

3. น้ำไม่ถึงเครื่อง แต่เครื่องอยู่ในพื้นที่น้ำท่วม ต้องระวังอะไร?

แม้น้ำจะไม่ได้สัมผัสตัวเครื่องโดยตรง แต่ ความชื้นและไอน้ำในอากาศ ก็สามารถส่งผลต่ออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยเฉพาะหากสำนักงานถูกปิดเป็นเวลาหลายวัน

ควรหลีกเลี่ยงการเปิดเครื่องทันทีหลังจากกลับเข้าสำนักงาน หากพื้นที่ยังมีความชื้นสูงหรือมีน้ำขังอยู่

ควรตรวจสอบก่อนว่า

• พื้นที่โดยรอบแห้งและปลอดภัย
• ไม่มีน้ำหรือความชื้นบริเวณปลั๊กไฟ
• สายไฟและปลั๊กไม่มีร่องรอยความเสียหาย
• ไม่มีคราบน้ำหรือความชื้นภายในตัวเครื่อง
• ไม่มีร่องรอยสนิมหรือคราบสกปรกจากน้ำท่วม

หากไม่มั่นใจ ควรให้ช่างผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบก่อนใช้งาน

4. ถ้าเครื่องเปียก ควรใช้ไดร์เป่าผมหรือไม่?

โดยทั่วไป ไม่แนะนำให้ใช้ไดร์เป่าผมเป่าความร้อนเข้าไปในตัวเครื่องโดยตรง เพราะความร้อนอาจทำให้ชิ้นส่วนบางประเภทเสียหาย และการเป่าลมแรงอาจทำให้ฝุ่น น้ำ หรือสิ่งสกปรกเข้าไปในส่วนอื่นของเครื่อง

การทำให้เครื่องแห้งอย่างถูกต้องควรให้ช่างตรวจสอบและดำเนินการตามสภาพความเสียหายของเครื่อง

โดยเฉพาะเครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิทัลรุ่นใหม่ที่มีแผงวงจรและระบบอิเล็กทรอนิกส์หลายส่วน การตรวจสอบภายในจึงมีความสำคัญมาก

5. เครื่องถ่ายเอกสารที่โดนน้ำ ยังซ่อมได้หรือไม่?

ขึ้นอยู่กับ ระดับน้ำ ระยะเวลาที่เครื่องสัมผัสน้ำ และชิ้นส่วนที่ได้รับความเสียหาย

หากน้ำเข้าเฉพาะบริเวณภายนอก ความเสียหายอาจแตกต่างจากกรณีที่น้ำเข้าไปถึง

• แผงวงจรควบคุม
• Power Supply
• มอเตอร์
• ชุดฟิวเซอร์
• ชุดป้อนกระดาษ
• ระบบสแกน
• ชุดสร้างภาพ
• สายไฟและขั้วต่อภายใน

ดังนั้นจึงไม่ควรสรุปว่าเครื่องเสียทั้งหมดหรือยังใช้งานได้จากการดูเพียงภายนอก ควรให้ช่างตรวจสอบและประเมินสภาพก่อน

6. กรณีเครื่องถ่ายเอกสารแบบเช่า ควรติดต่อใคร?

สำหรับสำนักงานหรือโรงงานที่ใช้ เครื่องถ่ายเอกสารแบบเช่า ควรติดต่อผู้ให้บริการทันทีเมื่อเกิดเหตุการณ์น้ำท่วม เพื่อแจ้งสถานการณ์และสอบถามแนวทางดำเนินการตามเงื่อนไขสัญญา

ควรแจ้งข้อมูลเบื้องต้น เช่น

• รุ่นเครื่อง
• สถานที่ติดตั้ง
• ระดับน้ำที่ท่วมถึง
• น้ำสัมผัสตัวเครื่องหรือไม่
• เครื่องเปิดใช้งานอยู่หรือไม่ก่อนเกิดเหตุ
• มีภาพถ่ายสภาพเครื่องหรือไม่

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ฝ่ายบริการประเมินสถานการณ์เบื้องต้นและวางแผนเข้าตรวจสอบได้เหมาะสมมากขึ้น

7. หลังน้ำลด ควรรีบเปิดเครื่องหรือไม่?

ไม่ควรรีบเปิดเครื่องทันที

แม้น้ำจะลดแล้ว แต่ภายในเครื่องอาจยังมีความชื้นตกค้าง รวมถึงอาจมีตะกอนหรือสิ่งสกปรกจากน้ำท่วมเข้าไปสะสมอยู่ภายใน

การเปิดเครื่องโดยไม่ตรวจสอบก่อนอาจทำให้ชิ้นส่วนที่เดิมยังไม่เสียหายเกิดความเสียหายเพิ่มเติมได้

แนวทางที่ปลอดภัยกว่าคือ

น้ำลด → ตัดไฟ/ถอดปลั๊ก → ตรวจสอบภายนอก → แจ้งช่าง → ตรวจสอบภายใน → ประเมินความเสียหาย → จึงพิจารณาเปิดใช้งาน

เตรียมเครื่องถ่ายเอกสารอย่างไร ก่อนเข้าสู่ฤดูฝน?

สำหรับสำนักงาน โรงงาน และสถานประกอบการที่อยู่ในพื้นที่เสี่ยงน้ำท่วม การป้องกันล่วงหน้าช่วยลดโอกาสเกิดความเสียหายได้

ควรเตรียมพื้นที่สำหรับย้ายเครื่องไปไว้ในจุดที่สูงและแห้ง รวมถึงจัดเก็บเอกสาร กระดาษ และอุปกรณ์สำนักงานที่ไวต่อความชื้นให้เหมาะสม

หากเป็นเครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่หรือเครื่องมัลติฟังก์ชันที่เคลื่อนย้ายได้ยาก ควรวางแผนล่วงหน้าว่า หากเกิดน้ำท่วมจะสามารถเคลื่อนย้ายเครื่องไปบริเวณใดได้บ้าง

สิ่งสำคัญที่สุดเมื่อเกิดน้ำท่วม

อย่าฝืนเปิดเครื่องเพื่อทดลองใช้งาน

เพราะการหยุดใช้งานและให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบตั้งแต่แรก อาจช่วยป้องกันความเสียหายเพิ่มเติมของระบบไฟฟ้าและอิเล็กทรอนิกส์ภายในเครื่องได้

สำหรับผู้ที่ใช้งานเครื่องถ่ายเอกสารในพื้นที่เสี่ยงน้ำท่วม ควรเตรียมแผนรับมือไว้ล่วงหน้า ทั้งด้านสถานที่ติดตั้ง การเคลื่อนย้าย และช่องทางติดต่อฝ่ายบริการ เพื่อให้สามารถกลับมาใช้งานสำนักงานได้อย่างปลอดภัยหลังสถานการณ์คลี่คลาย