Scan-to-Email แบบใส่รหัสผ่าน: เพิ่มการป้องกันเอกสารด้วย Encrypted PDF

การสแกนเอกสารส่งอีเมล หรือ Scan-to-Email ช่วยให้ออฟฟิศส่งใบเสนอราคา สัญญา และเอกสารบัญชีได้สะดวก แต่หากไฟล์ถูกส่งผิดคนหรือถูกส่งต่อ ข้อมูลสำคัญก็อาจถูกเปิดอ่านโดยไม่ได้รับอนุญาต

Encrypted PDF จึงเป็นอีกฟังก์ชันที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกเครื่องถ่ายเอกสารสำหรับธุรกิจ เพราะช่วยเข้ารหัสไฟล์และกำหนดให้ผู้รับใส่รหัสผ่านก่อนเปิดอ่าน

Encrypted PDF ช่วยป้องกันอะไร?

เครื่องถ่ายเอกสารที่รองรับสามารถสแกนต้นฉบับเป็น PDF พร้อมตั้งรหัสผ่านก่อนส่งทางอีเมลได้ หากบุคคลอื่นได้รับไฟล์แต่ไม่มีรหัสผ่าน ก็จะไม่สามารถเปิดอ่านผ่านการใช้งานปกติได้

ควรเลือกตั้งค่า รหัสผ่านสำหรับเปิดเอกสาร โดยตรง เพราะการตั้งรหัสเพื่อจำกัดการแก้ไขหรือพิมพ์อย่างเดียว ไม่ได้หมายความว่าผู้รับจะเปิดอ่านไฟล์ไม่ได้

อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันนี้ช่วยปกป้องเนื้อหาในไฟล์ ไม่ได้ป้องกันการส่งผิดอีเมล และเมื่อผู้รับเปิดอ่านได้แล้ว ก็ยังอาจบันทึกหรือเผยแพร่ข้อมูลต่อได้

ป้องกันไฟล์ระหว่างทาง ควรดูแลทั้งไฟล์และระบบส่ง

Encrypted PDF เข้ารหัสที่ตัวไฟล์ ส่วน TLS ช่วยเข้ารหัสการเชื่อมต่อระหว่างเครื่องกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลเมื่อระบบรองรับและตั้งค่าถูกต้อง จึงควรให้ผู้ดูแลระบบตรวจสอบทั้งสองส่วน โดยไม่ถือว่าการใส่รหัส PDF เท่ากับการเข้ารหัสอีเมลตลอดเส้นทาง

สำหรับการใช้งานประจำวัน แนะนำให้ตรวจสอบผู้รับทุกครั้ง ใช้รหัสผ่านที่ยาวและคาดเดายาก และแจ้งรหัสผ่านผ่านอีกช่องทาง เช่น โทรศัพท์ แทนการพิมพ์รหัสไว้ในอีเมลที่แนบเอกสาร

เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Canon ให้เหมาะกับงานเอกสารขององค์กร

สำหรับธุรกิจที่กำลังมองหา บริการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร Canon ในชลบุรีและระยอง บริษัท อิ๊งค์ คอร์ปอเรชั่น จำกัด พร้อมช่วยเลือกรุ่นให้เหมาะกับปริมาณงานและความต้องการด้านเอกสาร รวมถึงตรวจสอบการรองรับ Scan-to-Email และ Encrypted PDF ก่อนเลือกใช้งาน

การเช่าช่วยลดภาระลงทุนก้อนใหญ่ วางแผนค่าใช้จ่ายได้ง่าย และมีทีมดูแลเครื่องตามเงื่อนไขบริการ เพื่อให้งานพิมพ์ ถ่ายเอกสาร และสแกนดำเนินต่อได้อย่างคล่องตัว

การรองรับ Encrypted PDF เมนูใช้งาน และระดับการเข้ารหัสแตกต่างกันตามรุ่น อุปกรณ์เสริม และการตั้งค่า ควรตรวจสอบกับทีมงานก่อนเลือกเครื่อง